COVID-19: Ferramentas de Trabalho Remoto

A população portuguesa está em desassossego com a velocidade de propagação deste vírus. Com o encerramento por períodos indeterminados de inúmeros estabelecimentos públicos e privados, a população tem cada vez mais receio do contágio.
Porém, a economia nacional não pára e o mundo dos negócios não pode simplesmente fechar portas, existem inúmeros entraves que não permitem que as empresas suspendam por completo a sua atividade.



No seguimento das medidas de prevenção do COVID-19, o trabalho remoto é uma solução viável. É cada vez mais comum e tem sido a alternativa que muitos encontraram para manter o seu ritmo de trabalho habitual. Com o recurso às Tecnologias de Informação (TI), as empresas que atualmente não podem cumprir o regime laboral regular podem optar pela alternativa de trabalho não presencial. Posto isto, surge uma nova modalidade de trabalho, onde o colaborador, a trabalhar a partir de casa, apresenta resultados à organização.

TRABALHO NÃO PRESENCIAL

Esta modalidade de trabalho tem vindo a conquistar uma posição de destaque no mundo empresarial. As Startups e as Pequenas e Médias Empresas (PME) optam por esta modalidade quando contratam freelancers especializados numa área de trabalho em particular. Segundo estudos realizados, o trabalho não presencial torna os colaboradores mais produtivos e com maior êxito nas tarefas que desempenham, comparativamente aos colaboradores que desempenham as mesmas funções presencialmente na empresa.
O trabalho não presencial apresenta benefícios significativamente mais aliciantes para o colaborador, como por exemplo:

• Maior flexibilidade de horário
• Mais tempo livre, para estar com a família e/ou amigos em momentos de lazer
• Redução significativa nas despesas de deslocamento
• Menos stress, causado pelo transito
• Distância da rotina corporativa mais rígida

Com o trabalho não presencial, algumas das soft-skills do colaborador têm mais espaço para crescer. O colaborador deve ser dinâmico e metódico, motivado com o trabalho que realiza e deve possuir uma excelente capacidade de comunicação oral e escrita para transmitir informações de forma clara e objetiva aos restantes colegas de trabalho.

FERRAMENTAS DE TRABALHO EM EQUIPA ONLINE

O trabalho não presencial, como medida de prevenção de contágio do COVID-19, impõe uma alteração na comunicação organizacional e no modo como as equipas planeiam e executam as tarefas. As empresas podem recorrer a ferramentas de gestão de equipa disponíveis online, que lhes permitam acompanhar o trabalho desenvolvido pelos colaboradores à distância, delegar tarefas e acompanhar o desenvolvimento das mesmas.

SUGESTÕES DE FERRAMENTAS ONLINE COM VERSÕES GRATUITAS

Gestão de Projetos

• Asana: Ferramenta de comunicação em grupo, que funciona em nuvem e evita o envio repetitivo de e-mails. A plataforma oferece um serviço que permite o acompanhamento de conversas, tarefas e projetos.
• Basecamp: É uma ferramenta semelhante ao Asana, no entanto, oferece mais funcionalidades. O gestor pode facilmente encarregar funções, estabelecer prazos, rever e avaliar o fluxo de trabalho da equipa.
• Operand: Tem como objetivo promover a integração entre pessoas e processos. As informações dos trabalhos e projetos ficam centralizadas numa única plataforma. Isso facilita o acesso de todos os profissionais envolvidos e otimiza a gestão remota.
• Toggl: Ferramenta que possui alertas programáveis para quando o tempo de execução de uma atividade se encerra. Também assegura a exportação de dados, além da criação de gráficos para mostrar que tarefas estão a demorar mais tempo.

Partilha de Dados

• Dropbox: Permite a sincronização e a partilha de ficheiros, trabalhados em conjunto por um grupo de trabalhadores.
• LastPass: Armazena todas as passwords da empresa, tornando-as acessíveis para toda a equipa. É algo útil para quando a empresa tem um novo colaborador.
• We Transfer: Ferramenta útil para enviar arquivos que são muito grandes para serem enviados por e-mail.
• Google Drive: Com esta ferramenta, pode criar e compartilhar documentos de texto, folhas de cálculo, apresentações, relatórios, anotações, imagens, vídeos e muito mais.

Acompanhamento e Delegação de Tarefas

• Trello: É uma solução de gestão de atividades e delegação de tarefas para quem faz trabalho remoto.
• When I Work: Ferramenta que permite o agendamento de tarefas e o acompanhamento das horas trabalhadas dos funcionários.
• Evernote: Permite criar notas, adicionar anexos, definir lembretes, editar arquivos, marcar reuniões e muito mais.

Comunicação Online

• Skype: Esta plataforma permite a interação entre colaboradores, para além da possibilidade de entrar em contacto por mensagens de texto/voz, chamadas de voz/vídeo. Também possibilita a partilha de ecrã, e a utilização de legendas em tempo real para videochamadas, no caso de uma reunião com um parceiro/colega de equipa estrangeiro.
• WhatsApp: Permite o envio de mensagens instantâneas, chamadas áudio/vídeo, partilha de ficheiros. Tudo isto pode ser feito em conversas de grupo ou conversas privadas.
• Whereby: Surge como uma alternativa ao Skype. Permite fazer videoconferências com até oito participantes.
• Slack: É uma ferramenta de comunicação empresarial, com inspiração num escritório virtual. Permite conversas em grupo, ou em privado. É uma ótima plataforma para trabalhadores remotos quando têm a necessidade de interação com colegas de trabalho.